Veelgestelde vragen over de voorbeeldfactuur

Deze vragen gaan specifiek over het lezen en begrijpen van de voorbeeldfactuur van Studio Noord op de homepage. Herken je een term niet, of twijfel je of een onderdeel op jouw eigen factuur hoort te staan? Hieronder vind je het antwoord.

Wat betekent "excl. btw" en "incl. btw" op een voorbeeldfactuur?

Excl. btw (exclusief btw) is het bedrag voor de geleverde prestatie zonder omzetbelasting, zoals de € 300,00 in onze voorbeeldfactuur. Incl. btw (inclusief btw) is dat bedrag plus de btw, dus het totaal dat de klant daadwerkelijk betaalt: € 363,00. Zakelijke klanten boeken meestal het bedrag exclusief btw en de btw apart, dus die splitsing moet altijd duidelijk op de factuur staan.

Wat is een factuurkenmerk of betalingskenmerk?

Een factuurkenmerk, ook wel betalingskenmerk genoemd, is meestal het factuurnummer dat de klant bij de betaling vermeldt, zoals 2026-014 in onze voorbeeldfactuur. Daarmee kun je een binnenkomende betaling automatisch of handmatig koppelen aan de juiste factuur in je administratie, ook als er meerdere openstaande facturen tegelijk lopen.

Moet elke factuur een KvK-nummer en btw-nummer vermelden?

Voor de meeste ondernemers in Nederland horen het KvK-nummer en het btw-identificatienummer standaard op de factuur, zoals in de kop van onze voorbeeldfactuur. De exacte verplichte gegevens hangen af van je rechtsvorm en situatie. Controleer daarom de actuele regels op de website van de Belastingdienst of vraag het na bij je boekhouder voordat je een vast factuursjabloon vastlegt.

Waarom staat er een factuurnummer op een voorbeeldfactuur en mag ik dat overslaan?

Het factuurnummer koppelt de factuur aan je administratie en is in de praktijk onmisbaar voor jouw eigen overzicht en voor de klant die moet betalen. Werk met een doorlopende, unieke reeks, bijvoorbeeld 2026-014, zonder gaten of dubbele nummers. Nummers overslaan of achteraf wijzigen maakt je administratie lastig controleerbaar.

Wat is het verschil tussen een offerte, een conceptfactuur en een definitieve factuur?

Een offerte is een voorstel met een prijsafspraak vóór de uitvoering, zoals de offerte 2026-O-041 waarnaar onze voorbeeldfactuur verwijst. Een conceptfactuur is een nog niet verzonden versie die je intern kunt controleren. Pas de definitieve factuur, met vast nummer en datum, geldt als het officiële betaalverzoek en hoort in je administratie bewaard te blijven.

Welk btw-tarief hoort bij een voorbeeldregel als "consultancy 4 uur à € 95"?

De meeste diensten van zzp'ers en kleine bedrijven in Nederland vallen onder het algemene btw-tarief van 21%, zoals in onze voorbeeldfactuur. Sommige prestaties kennen een verlaagd tarief, een vrijstelling of een verlegging, bijvoorbeeld bij bepaalde internationale opdrachten. Neem het tarief uit een voorbeeld nooit blind over: controleer altijd of het past bij jouw specifieke dienst of product.

Wat moet ik doen als ik een fout ontdek nadat ik de factuur al heb verstuurd?

Pas een al verzonden factuurnummer niet ongezien aan. Bewaar het originele document en stuur een nieuwe, traceerbare correctie of creditfactuur met een eigen nummer. Laat de klant weten wat er verandert en waarom. Zo blijft je administratie controleerbaar bij een btw-aangifte of een eventuele controle.

Hoe lang moet ik een voorbeeldfactuur of verzonden factuur bewaren?

In Nederland geldt voor ondernemers doorgaans een bewaarplicht van zeven jaar voor administratie, waaronder verzonden en ontvangen facturen. Bewaar de definitieve pdf samen met de bijbehorende offerte en correspondentie. Controleer de actuele bewaartermijnen en eventuele uitzonderingen via de Belastingdienst, want deze kunnen per situatie verschillen.